Alephino v4.0

Igényre szabottan…

A legújabb generációs Alephino integrált könyvtári rendszer komplex megoldást nyújt a kis- és közepes méretű könyvtárak automatizálási igényére. Egyesíti a jól ismert és sikeres Ex Libris termékek, mint az ALEPH500 minden előnyét, ezáltal a munkafolyamatok legoptimálisabb elérését nyújtja.

Egyszerű kezelhetőségének köszönhetően használata és karbantartása könnyebben megoldható, mint a nagyobb rendszereknek, mindamellett funkcionalitásban és lehetőségekben messze a versenytársak előtt jár. Az Ex Libris szakemberei, könyvtárosok és rendszermérnökök, a fejlesztés során azt tartották szem előtt, hogy a szoftver azokat a szolgáltatásokat nyújtsa, melyekre a könyvtár célközönségének valóban szüksége van. Ezért a hazai kis- és közepes méretű könyvtárak számára az Alephino 4.1 biztosítja a legoptimálisabb megoldást arra, hogy kilépjenek a világhálóra és elektronikusan is elérhető szolgáltatásokat nyújtsanak. Az Alephino 4.1 a nagy rendszereknél megszokott funkcionalitást, kényelmet és biztonságot nyújtja, a kis rendszereknél megszokott árkategóriában.

 

Termékismertető letöltése (PDF)

Alapos rendszertervezés

 

Az Alephino 4.1 egy kliens/szerver alapú integrált könyvtári rendszer. Moduláris felépítése révén a munkafolyamatokat gyorsan és optimalizálva hajthatjuk végre. A három fő modul (WebOPAC, könyvtárosi kliens, szervizfelület) megfelelő szintű elkülönülése biztosítja az adatok biztonságát, egyben a funkciók célzott kiosztását. A rendszer fejlesztői a hozzáférési jogok rendkívül magas szintű szabályozhatóságát építették az Alephino 4.1-be, hogy a felhasználók a lehető legtöbb jogosultságot megkaphassák a maximális rendszerbiztonság figyelembe vétele mellett.

Az Ex Libris csapata a fejlesztés során szem előtt tartotta a modern könyvtári viszonyokat, amikor a könyvtárak gyakran (önként vagy szükségszerűen) együttműködnek, esetleg egyesülnek, ezért joggal várják el, hogy egy rendszert és annak hardware-hátterét közösen használják, mégis az állomány- és olvasókezelést elkülönítsék. Az Alephino 4.1 erre is tökéletes megoldást kínál: több tag- vagy különálló intézmény is használhatja ugyanazt a rendszert. Az egyes tagintézmények adatai a rendszeren belül maximálisan elkülöníthetőek, ugyanakkor a költségek megoszlanak.

 

Ipari szabványkövetés és többnyelvűség 

 

Az Alephino 4.1 integrált könyvtári rendszer maximálisan támogatja a MARC alapú szabványos feldolgozást. Az Alephino 4.1-et használó könyvtár szabadon választhat, melyik katalogizálási szabványt használja a feldolgozás során: HUNMARC, USMARC, UNIMARC avagy éppen a MAB szabványt. Sok más versenytárs mellett az Alephino 4.1 valóban minden részletre kiterjedően támogatja az említett nemzeti és nemzetközi szabványokat.

Az Alephino 4.1 fejlesztése során figyelembe vették, hogy a könyvtár látogatói, használói nem csak magyar anyanyelvűek lehetnek. Éppen ezért a WebOPAC és a könyvtárosi kliens modulok modern és ergonómikus felülete egy gombnyomással átállítható angol, német, francia vagy akár román nyelvűvé is, akár egy megnyitott munkafolyamaton belül is. A felhasználók tökéletes kiszolgálása érdekében a szervizfelület teljes egészében használható magyar, német, francia vagy angol nyelven is.

A rendszerrel a kis- és közepes könyvtárak minden nehézség nélkül bekapcsolódhatnak a nagyobb intézmények közötti adat- és rekordcserébe. A szoftver ugyanis alapkiépítésben tartalmazza a manapság már elvárásnak számító Z39.50 protokoll szerver és kliens felületét is. Emellett e szabványnak köszönhetően a könyvtára szolgáltató tagja is lehet bármely nagy konzorciumnak (pl. MetaLib portálok, MOKKA, KözElKat).

A könyvtár gyűjteményeibe tartozó dokumentumokat, legyen az hagyományos vagy akár elektronikus, az Alephino 4.1 teljes mértékben integráltan is tudja kezelni, ugyanakkor a könyvtár elvárásától függően teljesen elkülönítetten is.

Az olvasói adatok széles körű felhasználhatósága érdekében más, külső szoftvereket is beépítettek az Alephino 4.1 integrált könyvtári rendszerbe, mint pl. a PLIF (Patron Load Interface Format) szabványt. Használatával a könyvtári rendszerben tárolt olvasói adatok elérhetővé válhatnak például hallgatói információs rendszerek számára is. Ez a megoldás jelentősen csökkentheti egy intézmény adminisztrációs költségét.

 

Modulok

 

A rendszeren belül a bibliográfiai- valamint az adminisztratív adatokat tartalmazó elkülönített adatbázisok többszörös kereszthivatkozással kapcsolódnak egymáshoz. Ezek a logikai kapcsolatok teszik lehetővé, hogy a műveletekhez szükséges, de különböző típusú adatok az Alephino 4.1 minden moduljából elérhetők legyenek, tárolásuk mégis elkülönítetten történjen.

Az Alephino jövőbe mutató tervezése az Ön intézménye számára az adatok kényelmes kezelhetőségét, megőrzését biztosítja. A rendszer nyílt architektúrája megkönnyíti a különböző rendszerek közötti adatforgalmat és átjárhatóságot. Az adatmigrálás, az export- és import folyamatok rendkívül könnyen kezelhetők a webes adminisztrációs felületről, így ha Ön a korábban használt rendszeréből szeretné rekordjait az Alephino állományába áthelyezni, ez se fog gondot okozni.

 

Olvasói WebOPAC

 

Az Ex Libris termékei, így az Alephino 4.1 is nem pusztán technológiai hátterével és tudásával emelkedik versenytársai fölé. Szem előtt tartja a XXI. század elvárását, amikor már nem elegendő pusztán funkcionalitásban gondolkodni. A könyvtár el kell hogy „adja” a szolgáltatásait, és nem mindegy, hogy ezt milyen formában teszi. Éppen ezért tervezték fejlesztőink az olvasói WebOPAC felületet olyanra, hogy az a felhasználóknak minden lehetséges segítséget megadjon, és használatával eredményes és gördülékeny legyen a kutató-, vagy keresési folyamat. Az olvasók számára olyan hasznos szolgáltatásokat nyújt a rendszer, mint például az e-polc, ahova saját, korábbi kereséseik eredményét tudják egy gombnyomással tárolni, és rendezni. Az itt tárolt találatokat, rekordokat továbbítani tudják választható formátumban bármilyen e-mail címre, menteni tudják a PC-re vagy akár egy pendrive-ra, és akár a könyvtárosnak is elküldhetik dokumentum-igényüket.

Egyes dokumentumokra előjegyzést tehet az olvasó. Ennek részleteit és a hozzá tartozó jogosultságokat dokumentumtípusra és olvasóra vonatkozólag is szabályozhatja a könyvtár, ha úgy kívánja, még költséget is rendelhet a művelethez.

Az olvasó - azonosítását követően - ellenőrizheti saját, személyes adatait, korábbi és aktuális kölcsönzéseit, azok lejárati idejét. Amennyiben a könyvtár megengedi, az olvasó saját maga hosszabbíthatja kölcsönzéseit. Előjegyzést tehet dokumentumokra, értesítést kérhet ezek elérhetőségéről. Mindezt akár otthonról vagy a könyvtárban elhelyezett munkaállomásokról is megteheti.

Amennyiben a könyvtár rendelkezik a szükséges technikai háttérrel, az Alephino 4.1 alapkiépítésben biztosítja az önkölcsönző funkció használatát, mellyel jelentősen tehermentesíthetőek a könyvtár munkatársai.

 

Keresés

 

A WebOPAC felületen több módon és több helyen is indítható keresés. Lehetőség van a könyvtár saját adatbázisában való egyszerű, vagy többmezős összetett keresésre, böngészésre, célzott keresésre, de akár CCL parancssoros kutatásra is. Az összetett keresések használatakor a keresőparancsban logikai operátorokat, csonkolásokat alkalmazhat az olvasó, halmazokat, találatokat ütköztethet vagy igény szerint tovább szűkítheti a találati halmazt. A cél: megtalálni és elérni a szükséges dokumentumot, információt, kiszolgálni az olvasó igényét. Éppen ezért nem ér véget a kutatás, ha a könyvtár saját adatbázisában nem kapunk megfelelő eredményt a keresésre. A Z39.50 szolgáltatás használatához az olvasónak csak be kell jelölnie, mely könyvtárakban, távoli intézményekben vagy adatbázisokban szeretné ugyanezeket a kereséseket lefolytatni, a rendszer pedig saját felületén elvégzi a keresést és megjelenti a találatokat.

Alapvető fontosságú az olvasók pontos kiszolgálásban, hogy a könyvtár által gondozott szerzőségi, tárgyi, valamint egyéb szempontok alapján összeállított böngészőlisták is elérhetők legyenek. Éppen ezért az Alephino 4.1 lehetőséget nyújt ezek magas szintű kezelésére is. 

 

Könyvtárosi modulok (GUI)

 

Minden könyvtárosi modul az ALEPH500 jól ismert, könnyen használható kezelőfelületére épült. Az ALEPH500-at használó könyvtárosok már tudják, milyen könnyebbséget jelent a munkában az, ha a munkafelület jól tervezett, ergonómikus, és könnyen átlátható. Emellett az alkalmazást úgy tervezték, hogy a gyakran használt funkciók gyorsan, egy kattintással vagy gombnyomással elérhetők legyenek. A rendszer gyorsasága és a felhasználói felület kiváló tervezettsége valódi lendületet ad a könyvtárosi munkának.

Az Alephino 4.1-ben nőtt a modulok integráltsága az előző verziókhoz képest. Éppen ezért a korábbi változatokban még különálló Könyvtárosi Kereső Modul, valamint a Munkamenedzser Modul az új verzióban bárhonnan elérhető, hogy ezzel is könnyítse és gyorsítsa a rendszer a könyvtárosi munkát.

 

Katalogizálás és Példányok

 

Lényeg a gyorsaság és a pontosság. A tetszőleges számú és előre definiálható katalogizálási űrlapokkal és mezőtartalmakkal, valamint a saját rendszerből vagy külső forrásból történő rekordlehívással, duplikálással mindez megvalósítható. A besorolási mezők tartalma a katalogizálás során beemelhető helyi vagy távoli besorolási listákból, az egyes mezőkbe egyszer már bevitt tartalom gombnyomásra előhívható, így azok egy rendezett listából azonnal beemelhetők. A rendszer a lendületes katalogizálás mellett elsődleges szempontként kezeli a hibátlan leírások készítését. Éppen ezért végzi el automatikusan, minden egyes bibliográfiai rekord mentése előtt a mezőellenőrzést: ahol hibát talál az adatban vagy inkonzisztenciát a szerkezetben, ott jelzi ezt, és a probléma helyének meghatározása mellett javaslatot is tesz annak elhárítására. Jogosnak mondható ez alapján, hogy az Alephino-nál már csak az ALEPH500 nyújt nagyobb katalogizálási élményt.

Nem áll meg a munka akkor sem, ha bármilyen okból nem biztosított a kapcsolat a szerver és a kliensek között. Ekkor ugyanis a helyi gépen is tárolt űrlapok előhívhatóak, a bevitt rekordokat pedig a PC-re lehet menteni. A kapcsolat helyreálltát követően pedig az időközben elkészített rekordok egy gombnyomással feltölthetőek a szerverre.

Külső adatbázisok, más könyvtárak (pl. OSzK, Library of Congress…) kiválasztott rekordjai a saját kliensen keresztüli keresés után közvetlen másolással vehetők át a szabványos Z39.50 protokollon keresztül a saját adatbázisba.

A katalogizáláshoz szervesen kapcsolódva, de attól fizikailag elkülönülten kapott helyet az Alephino-ban a példánymodul. Segítségével részletes adatlap készíthető az egyes példányokhoz, mely a példánnyilvántartás és a különböző példányműveletek bázisa (leltározás), és alapul szolgál a kölcsönzés - akár olvasótípusonként változtatható - szabályozásához, valamint a statisztikák készítéséhez.

 

 Kölcsönzés

 

Nagy előny az Alephinónak a gyorsasága. Lehetővé teszi a gyors beiratkozást és gyors kölcsönzést, visszavételt. Egy olvasó beiratkozásának regisztrálása nem tart tovább néhány pillanatnál. A globális valamint helyi információk, jogosultságok egy gombnyomásra történő hozzáadásával rendkívüli mértékben lerövidül az az idő, amit egy regisztrációra kell fordítani. A kölcsönzésnél, visszavételnél is hasonló teljesítményt nyújt a rendszer, legtöbbször elegendő csak a vonalkódolvasót használni, az egérre vagy billentyűzetre nem is lesz szüksége a könyvtárosnak.

Off-line kölcsönzési lehetőség áll rendelkezésre arra az esetre, ha hálózati kapcsolati hiba miatt a szerver nem érhető el. A könyvtár élete ugyanis ettől nem állhat meg: a kölcsönzési tranzakciót a rendszer a kliensgép merevlemezére menti, a hálózati kapcsolat újbóli felépítését követően pedig a tranzakció adatait elküldi a szerverre.

A rendszer előre definiált felszólítóleveleket és értesítéseket küld a lejárt kölcsönzésekről, tartozásokról és egyéb eseményekről e-mailben, vagy pedig hagyományos levelek nyomtatását teszi lehetővé. Az Alephino 4.1-ben lehetőség van arra is, hogy a különböző anyanyelvű olvasók saját nyelvükön kapják meg a könyvtár értesítéseit.

Az egyes olvasókhoz megjegyzések fűzhetők, ezek az üzenetek kölcsönzésnél vagy visszavételnél azonnali üzenetként tájékoztatják a könyvtárost az esetleges teendőkről, információkról. A lejárati dátumokat a rendszer automatikusan határozza meg egy előre beállított mátrix alapján, melyben figyelembe veszi az olvasó státuszát, a dokumentum típusát, a példány státuszát, a könyvtár egyedi kölcsönzési politikáját, valamint az ünnep- és szünnapokat. Emellett az arra jogosult könyvtárosnak lehetősége van az adott kölcsönzés lejáratát és egyéb adatait módosítani. A kölcsönzési, visszavételi, pénzügyi tranzakciók kezelésének és még számos más tevékenységnek a jogai kifinomultan szabályozhatóak, könyvtárosonként beállíthatóak.

 

Szerzeményezés és Folyóiratkezelés

 

A rendszer messzemenően támogatja a különböző költségvetési struktúrák kialakítását. A beépített ellenőrző rutinok globális vagy egyéni szinten nyújtanak biztonságot. A helyi sajátságokat is támogató rendszerfelépítés lehetővé teszi, hogy az ország vagy akár az intézmény pénzügyi politikájának megfelelő rendeléseket és számlákat állítson elő.

A rendszer nyilvántartja a szállítók adatait, köztük a különböző címzési adatokat, és ezeket használja a rendszer a megrendelő levelek nyomtatásánál. A levelek tetszőlegesen alakíthatóak, lehet többnyelvű és különböző szövegű is, a rendelői rekordban menüből választható ki az aktuálisan használandó levélformátum.

A szállítók címadatainál rögzíthető a szállító e-mail címe is, és a megrendelő levél úgy is beállítható, hogy automatikusan e-mailként legyen elküldve. 

A rendelési rekordban kezelhető a lemondás, a reklamálás, és a szállítóval való levelezés. A rendszer kezelni tudja a különböző rendeléstípusokat. A rendszer paramétertábláiban beállítható, hogy a rendelési fázisban lévő dokumentum leírása látszódjon-e az OPAC-ban vagy sem.

A szállítói rekordban megadott szállítási határidő alapján a rendszer kiszámítja a dokumentum várható beérkezési idejét, és ez alapján a reklamálást automatikusan el is végzi, ha úgy van beállítva.

A rendszerben a könyvtári menedzsment igényeinek megfelelően alakíthatók ki a költségkeretek, a rendelések és a számlák költségkerethez kapcsolása lehetővé teszi, hogy online megtekinthető legyen a költségkeret egyenlege, és naprakészen adjon információt a rendeléssel lekötött, a számlázott, de még ki nem fizetett illetve a már kifizetett rendelésekről. A költségkeret könyvtár/letéti könyvtár és/vagy dokumentumtípus szinten is megadható, illetve költségkeret csoportok is meghatározhatók.